A gestão de documentos centra-se no armazenamento e organização de documentos de apoio ao trabalho activo em progresso, incluindo a criação e partilha de conteúdos numa organização. Quando as organizações não têm qualquer tipo de sistema de gestão de documentos implementado, muitas vezes os conteúdos são criados e guardados de forma não gerida e não centralizada em partilhas de ficheiros dispersas e em discos rígidos individuais. Isto dificulta a tarefa dos empregados de encontrar, partilhar e colaborar de forma eficaz em conteúdos. Além disso, também dificulta a utilização de informações de negócios e dados valiosos no conteúdo por parte das organizações.

Com a gestão documental poderá:

Armazenar, organizar e localizar documentos.
Garantir a consistência dos documentos.
Gerir metadados para documentos.
Ajudar a proteger documentos de acesso ou utilização não autorizados.
Garantir processos de negócios (fluxos de trabalho) consistentes para a forma como os documentos são tratados.